Handige tools om je to do’s overzichtelijk te houden
Je kent het wel, ben je onderweg en ineens schiet je iets te binnen wat je ook nog moet doen. Dan maar even snel noteren op een briefje of in je notities op je telefoon. Maar als je dan weer achter je bureau zit, moet je overal je to do’s vandaan toveren. Niet optimaal, dat kan beter. Toch?!
Hieronder beschrijf ik enkele tools die je kunnen helpen om je to do’s overzichtelijk te houden. Op het eerste gezicht verschillen ze niet heel veel van elkaar. Je kunt er per to do een deadline aanhangen en toevoegen aan je agenda, collega’s of anderen deelgenoot maken of zelfs een team samenstellen. Ze zijn online en offline te gebruiken voor IOS en Android, Windows en Mac. Kortom het is heel persoonlijk met welke tool jij wilt werken. Wat voor de één reuze handig en overzichtelijk werkt, vinden anderen soms helemaal niets. Dus pik je eigen, ideale tool eruit. En er zijn er natuurlijk nog veel meer dan deze 3….
Wunderlist
Met deze tool kun je privé en zakelijke to do’s bijhouden. Van sportwedstrijden van de kids tot de wekelijkse boodschappen en zakelijke reminders en afspraken. Je kunt er altijd bij via de app. Per to do kun je een deadline instellen en hiervoor een reminder ontvangen en zelfs bepaalde zaken inclusief deadline toewijzen aan je collega of partner. Je kunt werken met een kleurensysteem en vanuit de algemene to do-lijst een selectie maken voor jezelf. Deze is uit te printen, dus je kunt hem ook nog eens op het prikbord boven je bureau hangen, zodat je het echt niet vergeet. Er zijn 2 betaalde uitbreidingen, maar met de basis versie kom je al een heel eind.
Todoist
Ook met Todoist kun je zakelijke en privé to do’s overzichtelijk maken. In één oogopslag een overzicht van je prioriteiten voor vandaag, je taken voor de komende week en projecten voor de komende maand. Je kunt meerdere prioriteiten niveaus toekennen en to do’s delen met collega’s of andere betrokkenen. Alles is realtime en je kunt updates ontvangen als teamleden zaken wijzigen. Wat ook handig is, is het aanmaken van sub-taken of zelfs sub-projecten en hier bepaalde teamleden aan koppelen. Ook bij Todoist heb je online en offline toegang, zodat je er altijd bij kunt. Je kunt met Todoist Karma (beschikbaar in de betaalde versie) ook je productiviteit bijhouden en zo heel goed inzicht krijgen in je prestaties gedurende bepaalde periodes en statistieken inzien. Daarnaast heeft het naar mijn idee een rustigere opmaak dan Wunderlist en is daardoor heel overzichtelijk. Er zijn 2 betaalde varianten; een voor individuele personen en voor mensen die werken met teams; je betaalt dan per gebruiker.
Any.do
Any.do is overal en altijd bereikbaar en beschikbaar voor je. Je kunt ook hier al je afspraken, taken en lijstjes bijhouden. En je agenda inzien op de manier zoals jij het wilt Het heeft een simpel en overzichtelijk design. Door het delen van bepaalde taken of to do-lijsten met teamgenoten kun je sneller werken en krijg je meer voor elkaar is hun motto. Any.do werkt goed met de agenda van Google, Microsoft Exchange en iCloud. En ook leuk, je kunt je eigen touch geven aan je account. Het is een Award-winning app. Verder bestaat er ook Any.do Assistant, die met je mee kan denken en suggesties kan doen voor bijvoorbeeld boodschappen of kadootjes en een Premium versie, beide tegen betaling.
Tips
Tenslotte nog enkele tips voor to do-lijstjes in het algemeen. Maak een complete lijst, deze is organisch, want er worden zaken afgevinkt maar er komen ook weer zaken bij. Stel prioriteiten (realistisch), doe grote dingen eerst en kleine zaken die snel kunnen ook direct, dan kun je wat afvinken en dat motiveert. Bovendien is mijn ervaring dat je altijd denk dat je iets sneller kunt, dan werkelijk zo is. Dus zorg dat je realistisch plant en per dag slechts enkele to do’s van je lijstje MOET doen. Er komen namelijk ook altijd onverwachte zaken tussendoor. Op deze manier blijf je de deadlines makkelijker halen en zelf gemotiveerd. Win-win dus, succes ermee!