5 Belangrijke tips voor het organiseren van een zakelijk event

‘Het is tijd voor een feestje’, heb je bedacht. Je bedrijf bestaat 5 jaar of je wilt je relaties in het zonnetje zetten en bedanken voor de jarenlange samenwerking. Maar dan komt er ook direct een heleboel regelwerk op je af. Hierbij 5 nuttige tips om in ieder geval aan te denken als je een zakelijke borrel, een luxe diner of teambuilding dag gaat organiseren.

 

1. Stuur een Save-the-Date met datum en locatie

Zodra de datum is geprikt en de locatie van jouw voorkeur beschikbaar is (je hebt de datum ook al in optie staan daar), kan de Save -the-Date eruit naar de gasten. Fijn om dit al in een vroeg stadium te doen, dan kan iedereen er rekening mee houden. Gedetailleerde informatie over het event kan je later delen.

2. Denk aan het inventariseren van dieetwensen en voedselallergieën

Lekker al die hapjes of dat diner, maar zonde voor beide partijen als er gasten zijn die het niet kunnen eten vanwege hun dieet of allergie. Het staat netjes en gastvrij om ook voor deze gasten iets lekkers te verzorgen. Dus inventariseer altijd de dieetwensen.

3. Ga uit van 20% no-show

Er zijn altijd mensen die op het laatste moment toch niet komen om uiteenlopende redenen. Met geldige reden of niet, het blijft jammer en zonde van de kosten, inzet en tijd. Houd altijd rekening met een deel no-show. Bij gratis (relatie) evenementen is dit percentage vaak het grootst en ligt het rond de 20%.

4. Bereikbaarheid met auto en/of het OV

Komen je gasten vooral met de auto of zijn het mensen die met het OV reizen? Goed om in overweging te nemen bij het kiezen van een locatie. En als ze met de auto komen is er dan parkeergelegenheid bij de locatie? Zo ja, wil jij dan de eventuele parkeerkosten op je nemen of niet?

5. Vraag naar eventuele restricties bij de locatie.

Soms is luide muziek, groots entertainment met vuurspuwers of je eigen cateraar meenemen niet toegestaan. In de meeste reguliere locaties zijn er weinig regels of restricties, maar in bijvoorbeeld een dierentuin of museum zijn er vaak wel zaken waar je rekening mee dient te houden. Vraag het even na voor de zekerheid, voordat je iets heel spectaculairs boekt als entertainment en je het moet annuleren; zonde van het geld.

Hopelijk heb je wat aan onze tips. Maak er een geslaagd event van, veel succes!