5 Must-use tools voor de online ondernemer

5 Must-use tools voor de online ondernemer

5 Must-use tools voor de online ondernemers

We kunnen er niet meer omheen. Online tools en systemen. We sturen vele mails per dag, slaan geregeld iets op in de Cloud, doen de boodschappen online en bellen met onze familie in het buitenland via Skype of FaceTimeMaar er is nog zoveel meer! Je hoeft het maar te roepen, te googelen en er is een online tool voor. Voor ondernemers kan dit overweldigend zijn. 

De meeste tools zijn simpel en makkelijk te leren, maar je moet er wel even induiken. Ook zijn het er zoveel dat het lastig is om een keuze te maken. Hieronder enkele tips over de tools waar wij niet zonder kunnen.  

Dropbox/ Google drive 

In Dropbox slaan wij al onze documenten op. Samenwerken met klanten gebeurt ook via Dropbox. Je kunt mappen met anderen delen, waardoor het een ideale manier is om samen te werken aan documenten. Google drive werkt in feite hetzelfde.  De een geeft de voorkeur aan Google drive, de ander werkt liever met Dropbox.  

WordPress 

Heb je een bedrijf, dan kun je niet zonder website. Wij zijn fan van WordPress. Er zijn honderden gratis thema’s waaruit je kunt kiezen. Wil je het meer fancy, dan kun je ook kiezen voor een betaald thema. WordPress is makkelijk te leren (met een beetje oefenen) en in no time heb je een professionele website met blog mogelijkheden gemaakt.  

Toggl 

Als ondernemer wil je bijhouden hoeveel uur je aan je onderneming besteed. Voor de belastingdienst, maar ook als je met klanten een uurtarief hebt afgesproken, moet je dit kunnen verantwoorden met een urenregistratie. Toggl is een online tool om je tijd bij te houden en de gratis versie biedt al goede mogelijkheden. Je kunt op een eenvoudige manier je uren registreren en inzicht krijgen in hoe je je tijd besteedt. Het kan je zelfs helpen om productiever te werken, doordat je inzicht hebt in de tijd die je besteedt aan taken.  

Wunderlist 

Al die ideeën en to-do’s die je hebt? Die kun je heel eenvoudig en overzichtelijk kwijt in Wunderlist. Voor ons de beste takenlijst tool die er is. We hebben er veel uitgeprobeerd (lees hiervoor ons eerdere blog over to-do lijstjes), maar geen enkele is zo ideaal als Wunderlist. Je kunt mappen of categorieën aanmaken, waarin je taken plaatst. Je kunt een deadline instellen, maar ook een herinnering. Vooral de mogelijkheid om een herinnering in stellen is een groot pluspunt. We kunnen wel heel veel takenlijstjes maken, maar erop kijken is nog wel eens dingetje. Doordat Wunderlist je herinnert aan een taak, hoef je er zelf niet aan te denken Op het moment dat een taak moet worden uitgevoerd, krijg je een email of melding op je telefoon.  

Office 365 

Mail is de basis van onze communicatie. Als VA’s beheren we vaak ook de mailboxen van onze klanten. Daarnaast hebben we zelf ook een zakelijk mailadres en een persoonlijk mailadres. Al deze accounts hebben we toegevoegd in Outlook. We hoeven maar 1 programma te openen en kunnen alle mailboxen inzien en snel beantwoorden.

Maar ook Excel, Word en Powerpoint zijn programma’s waar we soms dagelijks mee werken. Zelf heb ik dit geïnstalleerd op mijn Apple apparaten en dat werkt prima.

Canva 

Ben je als ondernemer actief op Social Media, dan kun je niet meer wegkomen met alleen een geschreven tekst. Mensen houden van afbeeldingen. De meeste mensen zijn visueel ingesteld. Een beeld zegt zoveel meer dan een geschreven woord. Canva is een tool waarmee je de allermooiste visuals kunt maken. Je kunt er afbeeldingen en video’s mee maken voor je Social Media, E-books, posters, visitekaartjes, banners, uitnodigingen, pdf’s en nog heel veel meer. De gratis versie is prima en al zeer uitgebreid. Met de betaalde versie kun je je eigen lettertypes uploaden en je eigen huisstijl opslaan. Handig als je veel content maakt en niet steeds opnieuw het wiel wil uitvinden.  

Door het inzetten van online tools kun je veel tijd en kosten besparen. Vooral ook op het gebied van operationele zaken binnen je bedrijf die je met online tools makkelijk kunt automatiseren. De tools bieden zoveel meer mogelijkheden dan velen weten.  

Ben je overtuigd dat tools jouw bedrijf ook kunnen helpen, maar worstel je met deze nieuwe mogelijkheden? Heb je te veel taken te doen en geen tijd om je erin te verdiepen? Mis je de inhoudelijke of technische kennis?  

Neem dan vrijblijvend contact met ons op. De VA’s van Sparkle weten hun weg in de wereld van Online tools en helpen je graag! 

Lijstjes, lijstjes, lijstjes …. 3 handige tools om je to do’s overzichtelijk te houden.

Lijstjes, lijstjes, lijstjes …. 3 handige tools om je to do’s overzichtelijk te houden.

Handige tools om je to do’s overzichtelijk te houden

 

Je kent het wel, ben je onderweg en ineens schiet je iets te binnen wat je ook nog moet doen. Dan maar even snel noteren op een briefje of in je notities op je telefoon. Maar als je dan weer achter je bureau zit, moet je overal je to do’s vandaan toveren. Niet optimaal, dat kan beter. Toch?!

Hieronder beschrijf ik enkele tools die je kunnen helpen om je to do’s overzichtelijk te houden. Op het eerste gezicht verschillen ze niet heel veel van elkaar. Je kunt er per to do een deadline aanhangen en toevoegen aan je agenda, collega’s of anderen deelgenoot maken of zelfs een team samenstellen. Ze zijn online en offline te gebruiken voor IOS en Android, Windows en Mac. Kortom het is heel persoonlijk met welke tool jij wilt werken. Wat voor de één reuze handig en overzichtelijk werkt, vinden anderen soms helemaal niets. Dus pik je eigen, ideale tool eruit. En er zijn er natuurlijk nog veel meer dan deze 3….

 

Wunderlist

Met deze tool kun je privé en zakelijke to do’s bijhouden. Van sportwedstrijden van de kids tot de wekelijkse boodschappen en zakelijke reminders en afspraken. Je kunt er altijd bij via de app. Per to do kun je een deadline instellen en hiervoor een reminder ontvangen en zelfs bepaalde zaken inclusief deadline toewijzen aan je collega of partner. Je kunt werken met een kleurensysteem en vanuit de algemene to do-lijst een selectie maken voor jezelf. Deze is uit te printen, dus je kunt hem ook nog eens op het prikbord boven je bureau hangen, zodat je het echt niet vergeet. Er zijn 2 betaalde uitbreidingen, maar met de basis versie kom je al een heel eind.

 

Todoist

Ook met Todoist kun je zakelijke en privé to do’s overzichtelijk maken. In één oogopslag een overzicht van je prioriteiten voor vandaag, je taken voor de komende week en projecten voor de komende maand. Je kunt meerdere prioriteiten niveaus toekennen en to do’s delen met collega’s of andere betrokkenen. Alles is realtime en je kunt updates ontvangen als teamleden zaken wijzigen. Wat ook handig is, is het aanmaken van sub-taken of zelfs sub-projecten en hier bepaalde teamleden aan koppelen. Ook bij Todoist heb je online en offline toegang, zodat je er altijd bij kunt. Je kunt met Todoist Karma (beschikbaar in de betaalde versie) ook je productiviteit bijhouden en zo heel goed inzicht krijgen in je prestaties gedurende bepaalde periodes en statistieken inzien. Daarnaast heeft het naar mijn idee een rustigere opmaak dan Wunderlist en is daardoor heel overzichtelijk. Er zijn 2 betaalde varianten; een voor individuele personen en voor mensen die werken met teams; je betaalt dan per gebruiker.

 

Any.do

Any.do is overal en altijd bereikbaar en beschikbaar voor je. Je kunt ook hier al je afspraken, taken en lijstjes bijhouden. En je agenda inzien op de manier zoals jij het wilt Het heeft een simpel en overzichtelijk design. Door het delen van bepaalde taken of to do-lijsten met teamgenoten kun je sneller werken en krijg je meer voor elkaar is hun motto. Any.do werkt goed met de agenda van Google, Microsoft Exchange en iCloud. En ook leuk, je kunt je eigen touch geven aan je account. Het is een Award-winning app. Verder bestaat er ook Any.do Assistant, die met je mee kan denken en suggesties kan doen voor bijvoorbeeld boodschappen of kadootjes en een Premium versie, beide tegen betaling.

 

 

Tips

Tenslotte nog enkele tips voor to do-lijstjes in het algemeen. Maak een complete lijst, deze is organisch, want er worden zaken afgevinkt maar er komen ook weer zaken bij. Stel prioriteiten (realistisch), doe grote dingen eerst en kleine zaken die snel kunnen ook direct, dan kun je wat afvinken en dat motiveert. Bovendien is mijn ervaring dat je altijd denk dat je iets sneller kunt, dan werkelijk zo is. Dus zorg dat je realistisch plant en per dag slechts enkele to do’s van je lijstje MOET doen. Er komen namelijk ook altijd onverwachte zaken tussendoor. Op deze manier blijf je de deadlines makkelijker halen en zelf gemotiveerd. Win-win dus, succes ermee!

Tooltip: Toggl timer

Tooltip: Toggl timer

Als Virtual Assistant time ik al mijn werkzaamheden per opdrachtgever en eventueel zelfs per project in de timerapp Toggl.

 

 

De gratis versie

De gratis versie is voor mij al toereikend. Al mijn opdrachtgevers staan erin met een eigen kleurtje. Als ik voor opdrachtgever X aan de slag ga, type ik de omschrijving van de werkzaamheden in, druk op start en de tijd gaat lopen. Als ik klaar ben druk ik op stop en staat de tijd geregistreerd. Zo simpel kan het zijn!

Maandelijks overzicht

Aan het eind van de maand kun je een globaal of gedetailleerd overzicht downloaden als pdf. Deze deel ik altijd met mijn opdrachtgevers, zodat inzichtelijk is wat ik doe en hoeveel tijd het kost.

Ook kun je zelf zien aan welke opdrachtgever je per kwartaal of per jaar de meeste uren besteed en hoeveel tijd je besteed aan je eigen bedrijf (als je dit ook timet). Heel handig toch?

De uitgebreide versies

De uitgebreidere, betaalde versies hebben ook een optie om declarabele en niet-declarabele uren aan te geven. En meer opties als het aankomt op reporting en projectmanagement, hier krijg je een goed overzichtvan de verschillende mogelijkheden per versie.

Dus… stop geen tijd meer in handmatig urenoverzichten maken, maar maak het jezelf makkelijk en doe er ook je voordeel mee!

 

 

Social media beheer

Social media beheer

Social media beheer

 

In mijn vorige blog schreef ik over online zichtbaarheid en Canva, een handige tool om mooie, herkenbare posts te maken. Toen eindigde ik met de zin: “En dan natuurlijk regelmatig posten…..” En dat is nou nét waar het vaak gaat haperen bij iedereen. Er wordt gepost en geliked, maar na 2 of 3 keer komt de klad erin en verdwijnen ondernemers en bedrijven weer uit de online wereld. Zonde, want dat hoeft helemaal niet. Ook voor het regelmatig posten zijn handige tools waar je je berichten voor de hele maand al kunt plannen.

 

Social media planning tools

Om er maar direct een te noemen: Buffer. Hier kun je berichten plannen voor Twitter, Facebook, Linkedin, Instagram en Google+. Je kunt een gratis account aanmaken waarmee je drie profielen kunt beheren, per account kun je dan 10 posts vooruit inplannen.

Een andere veelgebruikte tool voor social media planning is Hootsuite. Handig als je wilt posten op Facebook, Instagram, Linkedin, Youtube, Twitter of Pinterest. Ook hier is een gratis account aan te maken met 3 profielen om te beheren en kun je 30 posts vooruit plannen

Mocht je een echte Twitter fan zijn, dan is Tweetdeck een handige en gebruiksvriendelijke tool. En de enthousiaste Instagrammers onder ons kunnen aan de slag met Later.

 

Naast het inplannen van je posts kun je met de meeste van deze tools ook monitoren wat er wordt gezegd over jouw bedrijf en collega-bedrijven of content zoeken die jij interessant vindt en kunt re-posten bijvoorbeeld. Een andere reden waarom de grote merken en kleinere bedrijven dit soort tools gebruiken is om hun bereik te vergroten door meer volgers te creëren, tijd te besparen omdat je alles in 1 keer kunt inplannen en om meer content de wereld in te sturen waardoor je je zichtbaarheid vergroot.

En….actie!

Ga eens testen en ontdekken wat het voor jou kan doen. Kortom tijd voor actie!

En als het nou gewoon niet zo je ‘ding’ is, huur dan een Virtual Assistant in die je kan begeleiden met het opzetten van je social media beheer. Ze kunnen je helpen met het uitwerken van een online strategie, het samenstellen en creëren van de content en ze zorgen voor het plaatsen en monitoren van de posts. Heerlijk toch? Kun jij weer focussen op andere zaken.

Content & online zichtbaarheid

Content & online zichtbaarheid

Content & online zichtbaarheid

 

Eigenlijk weten we het allemaal; zichtbaar zijn als ondernemers is belangrijk! Zowel off-line als on-line moet je aanwezig zijn. Maar hoe dan? Ga je voor live events waar je je doelgroep ontmoet of mede-ondernemers om ervaringen uit te wisselen of richt je je vooral op de on-line kanalen om je kennis en kunde te delen?

Mijn tip: kies voor beide! 

Zo vind ik zelf de maandelijkse Open Coffee bijeenkomsten in Bussum altijd informatief, laagdrempelig en gezellig. Of bijvoorbeeld de Dag van de ZZP-er of het jaarlijkse event van mijn VA Exclusive Network, waar allemaal interessante workshops worden gegeven. Zo zijn er genoeg mogelijkheden om collega’s en potentiële klanten te ontmoeten. 

Voor dit blog wil ik je meenemen in de on-line wereld.

 

Website en webteksten

Natuurlijk wil ik ook een flashy website met mooie, stijlvolle en aansprekende foto’s en soepele teksten die ook nog eens hoog scoren in Google, maar SEO-proof tekstschrijven vind ik toch een vak apart. Gelukkig zijn er meerdere VA’s in mijn netwerk die dit heel goed kunnen en daar hun expertise in hebben. En ook bij de Ondernemersbende, zijn ze te vinden.

Zo is het belangrijk om er rekening mee te houden dat mensen steeds vaker gesproken zoekopdrachten gaan gebruiken en de zoekwoorden dus langer zullen worden. Linkbuilding werkt, maar vooral als het nuttige en kwalitatieve links zijn tussen  verschillende websites binnen hetzelfde vakgebied. En we internetten steeds meer mobiel, waardoor zoekmachines ook meer de focus gaan leggen op deze bezoekers. Het is dus belangrijk dat je website geoptimaliseerd is voor mobiele bezoekers.

 

Social Media

Ok, je hebt een website, nu nog zichtbaar worden! Je online zichtbaarheid kun je vergroten door kennis of aanbod te delen op bijvoorbeeld Linkedin, Instagram, Facebook of Twitter…..leef je uit! Eén ‘maar’: maak een keuze in kanalen. Ga voor de kanalen waar jouw doelgroep actief is. Kies bijvoorbeeld 2 kanalen en benut die goed en consequent. Je posts worden lang niet door iedereen in je netwerk gezien of gelezen, dus herhaling kan geen kwaad (al dan niet in een ander jasje gestoken). Doe wel alles met een herkenbare uitstraling, zodat mensen in één oogopslag weer de link met jouw bedrijf leggen.

 

Canva

En als je dan een keuze hebt gemaakt welke social media kanalen je gaat inzetten, kun je met de online tool Canva die herkenbare en professionele uitstraling zelf realiseren.

Hierin kun je alles maken en ontwerpen van flyer tot banner en social media post. Voor de meeste standaard uitingen staan sjablonen klaar, zodat je de juiste afmetingen al hebt. Gebruik een toepasselijke quote, mooie stockfoto of een foto uit je eigen collectie en maak hem op met een achtergrond of bepaald lettertype, zodat het een herkenbare uiting wordt van jouw bedrijf.

En dan natuurlijk regelmatig posten….. Brengt me direct op een idee voor een volgend blog ;-)!